İhracat danışmanlığı fiyatları: danışman mı, platform mu?

İhracat danışmanlığı arayan bir firma sahibi, ilk aramada birbirinden çok uzak fiyatlarla karşılaşıyor. Bir tarafta aylık birkaç bin liralık teklifler, diğer tarafta beş haneli dolar rakamları. Aradaki fark çoğu zaman danışmanın kalitesinden gelmiyor; iki teklif farklı işleri fiyatlıyor. Bu yazı önce ücret modellerini açıyor, sonra teklif alırken hangi soruların sorulacağını veriyor, en son da aylık danışmanlık bütçesiyle bir platform aboneliğinin neden aynı harcama kalemi sayılamayacağını anlatıyor.

Baştan bir şeyi net söylemek gerekiyor: iyi danışman değerli ve parasını fazlasıyla çıkarır. Sorun danışmanlıkta değil, alınan hizmetin kapsamının yazılı olmamasında. Türkiye'de bu alanda çalışan çok sayıda firma var ve bunların bir kısmı gerçekten ihracat departmanı kuruyor, bir kısmı da bir ithalatçı listesi çıkarıp e-posta atıyor. İkisinin fiyatı benzer olabiliyor.

İhracat danışmanı ne iş yapar?

Kapsam firmadan firmaya değişiyor ama piyasadaki hizmet tanımları birkaç başlıkta toplanıyor. Pazar araştırması ve hedef pazar seçimi: hangi ülkeye, hangi ürünle, hangi fiyat seviyesinde gidileceğinin veriyle belirlenmesi. Mevzuat ve gümrük tarafı: GTİP tespiti, hedef ülkenin ithalat rejimi, zorunlu belge ve uygunluk denetimleri, menşe ve tercihli ticaret anlaşmalarının doğru kullanılması. Fiyatlama ve teslim şekli: Incoterms seçimi, maliyet tablosunun kurulması, navlun ve sigortanın fiyata doğru yansıtılması.

İkinci grup hizmet operasyonel tarafta duruyor. Teşvik ve destek başvuruları (5973 sayılı İhracat Destekleri Hakkında Karar kapsamındaki fuar, pazara giriş belgesi, pazara giriş raporu ve benzeri kalemler), ihracat departmanının sıfırdan kurulması, personel eğitimi, süreç ve doküman şablonlarının oluşturulması, sözleşme ve ödeme koşullarının yazılması. Üçüncü grup ise pazarlama tarafı: ürün föyü ve katalog hazırlığı, hedef firma listesi çıkarılması, temas kurulması, fuar öncesi randevu organizasyonu.

Bu üç grubun maliyet yapısı farklı. İlk grup bilgi satıyor ve doğru bilgiyle bir tek karar bile masrafı kurtarabiliyor. İkinci grup emek satıyor, saati belli. Üçüncü grup ise sonucu belirsiz bir faaliyet satıyor, çünkü alıcının cevap verip vermemesi danışmanın kontrolünde değil. Teklif okurken hangi grubun içinde olduğunuzu bilmek, fiyatın makul olup olmadığını değerlendirmenin en pratik yolu.

İhracat danışmanlığı ücretleri: piyasadaki dört model

Türkiye'de bu hizmet dört modelden biriyle ya da bunların karışımıyla satılıyor. Aylık sabit hizmet bedeli (retainer): danışman belirli sayıda gün ya da saat karşılığında sürekli çalışır. Proje bazlı sabit ücret: kapsamı tanımlı bir iş (pazar araştırması, ihracat departmanı kurulumu, belge süreci) için tek fiyat. Saatlik ücret: sınırlı ve teknik sorular için. Başarı primi ya da komisyon: gerçekleşen ihracat cirosu üzerinden yüzde.

Sektör yayınlarında ve danışmanlık firmalarının kendi sayfalarında paylaşılan gösterge aralıkları şöyle: saatlik danışmanlıkta 100 ile 300 dolar bandı, aylık retainer modelinde 1.000 ile 5.000 dolar bandı, kapsamı tanımlı proje işlerinde 3.000 ile 25.000 dolar bandı, sıfırdan ihracat departmanı kurulumunda 10.000 dolardan başlayan tutarlar telaffuz ediliyor. Bunlar bir liste fiyatı sayılmaz; her firmanın ürünü, hedef pazarı ve organizasyon yapısı farklı olduğu için gerçek teklif kapsama göre şekilleniyor.

Genel hizmet pazaryerlerinde durum daha dağınık. Armut gibi platformlarda dış ticaret danışmanlığı için ilan edilen aralık 250 liradan 45.000 liraya kadar uzanıyor ve platformda binlerce hizmet veren kayıtlı. Bu genişlik fiyat bilgisi vermiyor, sadece aynı başlık altında birbirinden tamamen farklı işlerin satıldığını gösteriyor. Bir saatlik mentörlük görüşmesiyle altı aylık pazar giriş projesi aynı kategoride listeleniyor.

Bir teklifin makul olup olmadığını anlamanın pratik bir yolu var: ücreti hedeflediğiniz ihracat cirosuyla ve o cironun brüt marjıyla yan yana koyun. Yıl sonunda 300 bin dolarlık ihracat hedefleyen ve yüzde on beş marjla çalışan bir firmada toplam brüt katkı 45 bin dolar civarında olur. Yıllık 30 bin dolarlık bir danışmanlık taahhüdü bu tabloda anlamsız kalır, 6 bin dolarlık bir proje ise tartışılabilir. Hedef ciro yoksa bu hesap da yapılamıyor, o yüzden danışman aramadan önce kendi hedefinizi bir sayfaya yazın.

Danışmanlık giderlerinin bir kısmı devlet destekleri kapsamına girebiliyor. Pazara giriş raporu, yurt dışı pazar araştırması ve belirli danışmanlık kalemleri 5973 sayılı Karar altındaki genelgelerle destekleniyor. Kapsam ve oranlar her yıl güncellendiği için, teklif aldığınız danışmana hangi kalemlerin desteğe konu olduğunu ve başvuruyu kimin yapacağını sorun, ardından kendi İhracatçı Birliğinizin devlet yardımları biriminden teyit edin.

Danışmanlık ücreti nasıl belirlenir?

Fiyatı belirleyen değişkenler görüşmenin ilk yarım saatinde ortaya çıkıyor. Kaç hedef pazar çalışılacak: tek ülkeye odaklı bir proje ile üç ülkeyi paralel yürütmek arasında iki üç kat fark var. Hedef pazarın regülasyon karmaşıklığı: zorunlu uygunluk denetimi, ürün belgelendirmesi ve ithalat lisansı olan pazarlar daha çok saat yiyor. Sahada doğrulama var mı: masabaşı araştırma ile hedef ülkeye gidip alıcıyla görüşmek aynı fiyatta olmuyor.

Bir diğer belirleyici, operasyonu kimin yürüteceği. Danışman yol gösterip sizin ekibinizin çalışmasını mı bekliyor, yoksa yazışmayı, teklifi ve takibi kendisi mi yapıyor? İkincisi neredeyse dışarıdan bir ihracat müdürü istihdam etmek anlamına geliyor ve fiyatı buna göre oluşuyor. Danışmanın kıdemi de doğrudan etkiliyor: yirmi yıl aynı sektörde çalışmış ve hedef ülkede gerçekten alıcı tanıyan biriyle, genel dış ticaret bilgisi olan bir danışmanın saati aynı değil.

Teklif alırken sorulacak sorular

Kapsamı yazıya döktürmenin en hızlı yolu şu soruları sormak. Bu hizmetin çıktısı somut olarak nedir ve elime hangi dosya geçecek? Kaç ülke, kaç ürün grubu kapsamda? Aylık kaç saat ya da kaç gün ayrılıyor, bu süre nasıl raporlanacak? Yazışmayı ve teklifi kim gönderecek, benim antetimle mi kendi antetiyle mi? Hangi kalemler ücrete dahil, hangi kalemler (seyahat, tercüme, veri tabanı aboneliği, fuar gideri) ayrıca faturalanacak?

Devamı da önemli. Sözleşme süresi ne kadar, erken çıkış hakkım var mı ve hangi bildirim süresiyle? İlk üç ayın sonunda hangi somut çıktıya bakarak devam kararı vereceğiz? Sizin daha önce benim sektörümde ve benim hedef pazarımda yaptığınız bir iş var mı, referans olarak konuşabileceğim bir firma verebilir misiniz? Bu sorulara net cevap vermeyen bir teklif, fiyatı ne olursa olsun risklidir.

Danışmanlıkta pahalı olan yanlış danışman değil, kapsamı yazılmamış sözleşme.

İhracatta alıcı bulma ajansı işe yarar mı?

Bu vaat internet reklamlarında en çok görülen versiyonu: belirli bir ücret karşılığında size yurt dışından alıcı bulunacağı. Model kendi başına kötü değil ve gerçekten alıcı ağı olan, hedef ülkede oturan, o sektörde yıllardır çalışan aracılar var. Riskli olan tarafı, satılan şeyin ölçülebilir olmaması.

Ajans vaadinin nerede zayıfladığı birkaç yerde belli oluyor. Birincisi, sunulan çıktı çoğu zaman bir liste. Gümrük verisinden ya da açık kaynaklardan derlenmiş ithalatçı listesi, size satılmadan önce başka firmalara da satılmış olabilir ve zaten benzerini kendiniz de üretebilirsiniz. İkincisi, temas sayısının performans göstergesi gibi sunulması. Beş yüz firmaya e-posta atıldığını söyleyen bir rapor, kaç görüşme ve kaç teklif çıktığını söylemiyorsa bir şey anlatmıyor. Üçüncüsü, alıcı bulma işinin sizin fiyat ve teslim performansınızdan bağımsız satılması. Alıcıyı ajans bulsa bile siparişi kapatan sizin fiyatınız ve teslim takviminiz oluyor.

Dördüncü ve en sık atlanan nokta: bulunan alıcının kime ait olduğu. Sözleşmede alıcı ilişkisinin size mi ajansa mı ait olduğu, ajansla yollar ayrıldıktan sonra o alıcıyla doğrudan çalışıp çalışamayacağınız yazmıyorsa, bir yıl sonra kendi müşterinize erişim için pazarlık ediyor olabilirsiniz. Bu maddeyi baştan yazdırın.

İşe yarayan versiyonunu ayırmak zor değil. Gerçek bir aracı size ülke, sektör ve firma adı verebilir; hangi alıcıyla ne zaman çalıştığını anlatabilir; kendi ağını nasıl kurduğunu açıklayabilir. Rapor yerine görüşme üretir ve ilk aydan itibaren sizi alıcıyla aynı masaya oturtur. Bunu yapamayan bir ajans, aslında size pazarlama faaliyeti satıyor demektir ve o faaliyetin bedelini sonuçtan bağımsız ödersiniz.

Başarı primi sözleşmesinde nelere dikkat edilir?

Salt başarı primiyle çalışma teklifi ilk bakışta ideal görünüyor: satış olmazsa ödeme yok. Pratikte iki sorun çıkıyor. Birincisi, B2B ihracatta satış döngüsü çoğu sektörde üç ile on iki ay sürüyor. Bu süre boyunca gelir görmeyecek bir danışman, ya işi ciddiye alamayacak kadar başka müşteriye bölünüyor ya da hızlı kapanacak düşük marjlı işlere yöneliyor. İkincisi, tamamen primli teklifler genellikle yüksek yüzde ile geliyor ve o yüzde uzun vadede sabit ücretten pahalıya oturuyor.

Sözleşmede netleşmesi gereken maddeler şunlar. Prim neyin üzerinden hesaplanacak: fatura tutarı mı, tahsil edilen tutar mı? Tahsil edilen tutar üzerinden yazmak sizi ödenmemiş faturaya prim ödemekten korur. Prim hangi süre boyunca ödenecek: tek siparişte mi, o alıcıyla yapılan tüm işlerde mi, kaç yıl boyunca? Süresiz prim maddesi imzalamayın. Hangi alıcılar kapsam dışında: sözleşmeden önce zaten temasta olduğunuz firmaların listesini eke koyun, yoksa mevcut müşterinizin siparişine de prim ödersiniz.

Karma model çoğu durumda en dengeli çözüm oluyor: makul bir aylık sabit ücret artı düşük oranlı başarı primi. Sabit kısım danışmanın işe zaman ayırmasını garanti eder, primli kısım çıkarları hizalar. Sabit kısmı ilk üç ay için deneme süresi olarak yazdırmak ve üçüncü ayın sonunda önceden tanımlanmış bir çıktıya bakarak devam kararı vermek, iki taraf için de adil bir kurgu.

Danışman nerede değer katar, nerede katmaz

Değer kattığı yerler oldukça net. Mevzuat ve gümrük: yanlış GTİP kodu ya da hedef ülkede zorunlu bir uygunluk belgesinin atlanması, bir konteynerin limanda beklemesine ve cezaya mal olabiliyor; bu tek başına danışmanlık ücretinden pahalı. Teşvik başvuruları: destek mevzuatı genelge trafiğiyle yürüyor, başvuru takvimini ve belge setini bilen biri gerçek para kazandırıyor. İlk pazar seçimi: yanlış ülkeye harcanan bir yıl geri gelmiyor. Sözleşme ve ödeme koşulları: akreditif şartlarının üretebileceğiniz belgelerle uyumlu yazılması, vade ve teminat tarafının kurulması. Kriz yönetimi: mal limanda takıldığında, alıcı ödemeyi geciktirdiğinde ya da uygunluk denetiminden ret geldiğinde kimi arayacağınızı bilmek.

Değer katmadığı yerler de aynı ölçüde net. Size bir ithalatçı listesi satmak: o veriyi Kolay İhracat Platformu üzerinden ya da gümrük verisi abonelikleriyle kendiniz de üretebilirsiniz. Sizin adınıza toplu soğuk e-posta göndermek: yanıt oranı düşük olduğu gibi, kötü yönetilirse alan adınızın e-posta itibarını da yakar. Sosyal medya hesabı açmak ve genel içerik üretmek: ihracat müşterisi bu kanaldan gelmiyor. Genel eğitim içeriği satmak: ücretsiz ve resmi kaynaklarda aynı bilgi duruyor.

Üçüncü bir seçenek çoğu firmanın hiç hesaplamadığı yerde duruyor: dış ticaret sorumlusu istihdam etmek. Tam zamanlı bir eleman, brüt maaş ve yan giderlerle birlikte, orta bantta bir aylık danışmanlık ücretine yakın bir maliyet çıkarabiliyor ve farkı şurada: eleman sizde kalıyor, öğrendiği her şey firmada birikiyor. Buna karşılık deneyimsiz bir elemanın ilk altı ayı öğrenmeyle geçiyor ve o dönemde yaptığı mevzuat hatalarının bedelini siz ödüyorsunuz. Yaygın olarak işleyen kurgu ikisini birleştirmek: içeride genç bir dış ticaret sorumlusu, dışarıda ayda birkaç saat danışmanlık alınan kıdemli bir isim.

Ayrım şu soruyla yapılabiliyor: bu iş bilgi mi gerektiriyor, yoksa sadece emek mi? Bilgi gerektiren işlerde dışarıdan uzman almak neredeyse her zaman doğru. Sadece emek gerektiren işleri dışarıya vermek, o emeği kendi ekibinizde biriktirmenizi engelliyor. İkinci yılda aynı işi kendiniz yapamıyorsanız, birinci yılda öğrenme değil hizmet satın almışsınız demektir.

Danışmanlık bütçesi mi, platform aboneliği mi?

Bu iki harcama sık sık aynı kefeye konuyor ve karşılaştırma orada yanlış kuruluyor. Danışman size kapasite ve bilgi satıyor: hangi pazara gideceğinizi, belgeleri, sözleşmeyi, süreci. Platform size görünürlük ve alıcı teması satıyor: profiliniz aranabilir hale geliyor, alıcı talebi düştüğünde haberdar oluyorsunuz. Danışman alıcının bulunduğu yeri işaret eder, platform o alıcının size ulaşabildiği yerdir. Biri diğerinin işini görmüyor.

Rakamlarla bakınca fark daha net görünüyor. Aylık danışmanlık ücretlerinin telaffuz edilen alt bandı 1.000 dolar civarında. Tafric'te Silver paketin yıllık ücreti 960 dolar. Yani bir aylık orta ölçekli danışmanlık bütçesi, bir yıllık platform aboneliğine denk geliyor. İki harcamanın karşılığı farklı olduğu için bu bir üstünlük iddiası sayılmaz; sadece bütçe planlarken iki kalemi birbirinin alternatifi olarak yazmanın yanlış olduğunu gösteriyor.

Tafric'in paket yapısı şöyle: Başlangıç ücretsiz, Silver aylık 120 dolar ya da yıllık 960 dolar, Gold aylık 210 dolar ya da yıllık 1.740 dolar, Diamond aylık 360 dolar ya da yıllık 3.000 dolar. Fiyatlar KDV hariç, tahsilat TCMB kuru üzerinden Türk lirasıyla ve havale-EFT ile yapılıyor. Ücretsiz Başlangıç paketinde firma profili açılıyor, firma onayından sonra bir ürün yayınlanıyor, alıcı talepleri maskeli görülüyor, talep bildirimi bir saat gecikmeli düşüyor, ayda bir talebin alıcı iletişimi ve ayda iki mağaza lead kredisi kullanılabiliyor. Ücretli paketlerde ürün ve kategori sayısı artıyor, talep bildirimindeki gecikme kısalıyor, aylık lead kredisi yükseliyor, teklif verme ve belge doğrulama başvurusu açılıyor. Kademelerin tamamı paketler ve fiyatlar sayfasında karşılaştırmalı duruyor.

Platform tarafında da sorulacak sorular var ve danışmanlıktakilerden farklı değil. Aylık kaç alıcı talebi geliyor ve bu talepler hangi ülkelerden? Bir talep kaç tedarikçiye dağıtılıyor? Ücretsiz katmanda ne kadarını görebiliyorum, ücretli katmanda tam olarak ne açılıyor? Ödemeden önce ücretsiz katmanda birkaç hafta durup gerçek talep akışını kendi gözünüzle görmek, en ucuz test yöntemi. Talep gelmeyen bir kategoride ücretli pakete geçmek, danışmanlıkta kapsamsız sözleşme imzalamakla aynı hatanın başka kılığı.

Mavi tik konusunda bir yanlış anlama yaygın olduğu için ayrıca yazmak gerekiyor: doğrulanmış rozet paket satın alarak gelmiyor. Paket yalnızca belge doğrulama başvurusunun yapılabileceği yüzeyi açıyor, rozet gönderdiğiniz belgelerin incelenmesinden sonra veriliyor. Bir platform size ödeme karşılığında güven rozeti vaat ediyorsa, o rozetin alıcı gözünde değeri de o kadar oluyor.

Hangisiyle başlamalı?

Bütçesi sınırlı ve ihracata yeni başlayan bir firma için sıralama genelde şu: önce ücretsiz kanallar ve kendi altyapınız (İngilizce ürün föyü, fiyat listesi, belge klasörü, pazaryeri profilleri), sonra ilk gerçek alıcı temaslarınız geldiğinde ücretli platform katmanı, danışmanlık ise ilk siparişin belge ve ödeme tarafında ya da hedef pazar seçiminde takıldığınız noktada, saatlik ya da proje bazlı olarak. Kanal kanal maliyet ve dönüş sürelerini ihracat müşterisi nasıl bulunur yazısında, hangi sitenin ne işe yaradığını ise ihracatta müşteri bulmak için hangi siteler yazısında ayırdık.

Zaten ihracat yapan ve büyümek isteyen firmada sıra tersine dönüyor. Orada asıl darboğaz genellikle kapasite ve süreç oluyor, dolayısıyla aylık retainer modelinde bir danışmanla çalışmak mantıklı hale geliyor. Platform tarafı ise bu firmada sürekli açık duran bir kanal olarak kalıyor ve maliyeti danışmanlık bütçesinin yanında küçük bir kalem oluyor. Hangi aşamada olursanız olun, ödemeden önce çıktının ne olduğunu yazdırın; ihracatta pahalıya patlayan şey ücretin kendisi değil, karşılığının tanımsız kalması. Denemek için ücretsiz firma kaydı yeterli.