İÇİNDEKİLER
İlk ihracat siparişini alan firmaların büyük bölümünün takıldığı yer mal ya da müşteri değil, faturadır. Yurt içi fatura kesmeye alışkın muhasebe, ihracat faturasında karşısına çıkan GTİP, teslim şekli, döviz cinsi, gümrük çıkış kapısı ve alıcının vergi kimliği gibi alanlarda durur; e-Fatura ihracat portalı ise bunları zorunlu tutar. Bu rehber ihracat faturasının yurt içi faturadan farklarını, e-Fatura ihracat senaryosunda adım adım hangi alanın nasıl doldurulduğunu, Afrika gümrüğü ve akreditif için faturada neyin bulunması gerektiğini ve en sık yapılan hataları anlatıyor. Sürecin bütününü görmek için ihracat nasıl yapılır rehberi başlangıç noktasıdır.
İhracat faturası ile yurt içi fatura arasındaki farklar
İhracat faturası hem bir muhasebe belgesi hem de bir gümrük belgesidir; gümrük beyannamesi bu faturadaki bilgilerle açılır ve alıcı ülkenin gümrüğü de aynı faturayı kıymet tespiti için kullanır. Bu yüzden yurt içi faturada olmayan alanlar vardır: malın gümrük tarife pozisyonu (GTİP), teslim şekli (Incoterm), döviz cinsi ve kur, alıcının ülkesi ve adresi, gümrük çıkış kapısı, taşıma şekli. KDV açısından ihracat teslimi istisna kapsamında olduğu için faturada KDV hesaplanmaz ve istisna kodu belirtilir.
Bir diğer fark faturanın kesildiği zamandır. Yurt içinde mal teslimiyle birlikte kesilen fatura, ihracatta gümrük beyannamesi açılmadan önce hazır olmalıdır çünkü beyanname faturaya dayanır; fiili ihracat tarihi ise gümrük çıkışıyla belirlenir ve muhasebe kaydı bu tarihe göre yapılır. Alıcının isteyeceği proforma fatura ise ticari faturanın taslağıdır: bağlayıcı bir teklif niteliğindedir, akreditif ya da Form M gibi ithalat izinleri çoğu zaman proforma ile açılır. Proformada yazan miktar, fiyat ve teslim şekli ticari faturayla birebir tutmalıdır.
e-Fatura ihracat portalı: senaryo seçimi ve zorunlu alanlar
e-Fatura mükellefi olan firmalar mal ihracatı faturalarını Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Fatura sisteminde ihracat senaryosuyla düzenler; alıcı olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı'nın sanal mükellefi seçilir ve fatura gümrük sistemine elektronik olarak iletilir, gümrük beyannamesinde bu e-Faturanın numarası kullanılır. Portalda ya da entegratör yazılımında fatura tipi olarak istisna, senaryo olarak ihracat seçildiğinde yurt içi faturada görünmeyen alanlar açılır. Bu alanların doldurulmasında kullanılan kod listeleri (ülke kodları, teslim şekli kodları, taşıma şekli kodları, ölçü birimi kodları) portal kılavuzunda yer alır; kodların güncel sürümünü mali müşavirinizle ya da entegratörünüzle teyit edin.
Zorunlu alanların başında alıcı bilgileri gelir: alıcının ticari unvanı, ülkesi, adresi ve varsa vergi ya da ticaret sicil numarası. Afrika'daki alıcıların birçoğunun vergi numarası formatı Türkiye'dekinden farklıdır; alan boş bırakılamıyorsa alıcıdan ülkesinde geçerli kayıt numarasını isteyin. Mal satırlarında her kalem için GTİP, miktar, ölçü birimi, birim fiyat ve döviz cinsi girilir. Teslim şekli alanında CFR, FOB, CIF gibi Incoterm seçilir ve eğer CFR ya da CIF ise navlun ve sigorta tutarları ilgili alanlara ayrıca yazılır; çünkü gümrük kıymeti hesabı bu ayrıma dayanır. Navlunun fiyata nasıl gömüldüğü için navlun hesaplama rehberine bakabilirsiniz.
GTİP, ölçü birimi ve mal tanımı: gümrüğün baktığı üç satır
GTİP, malın uluslararası tarife sınıflandırmasındaki kodudur ve hem Türkiye'de beyanname için hem de alıcı ülkede vergi oranını belirlemek için kullanılır. İlk altı hane dünyada ortaktır (HS kodu), Türkiye on iki haneye kadar ayrıntılandırır; faturaya en az altı haneli kodu, beyanname için ise tam kodu doğru yazmak gerekir. Yanlış GTİP, alıcı tarafında hem yanlış vergi hem de gümrükte bekleme demektir; özellikle yapı malzemeleri, gıda ve tekstilde alt pozisyonlar arasında vergi farkı büyük olabilir. Emin olmadığınız kodlar için gümrük müşaviri ya da Ticaret Bakanlığı'nın bağlayıcı tarife bilgisi başvurusu yolu vardır.
Ölçü birimi alanı sanıldığından önemlidir. Alıcı ülke gümrüğü bazı ürünlerde kilogram, bazılarında adet, metrekare ya da litre üzerinden kıymet ve istatistik tutar; faturada seçtiğiniz birim beyanname ve çeki listesiyle tutmalıdır. Mal tanımı ise ne çok genel ne de gereksiz uzun olmalıdır: ürünün adı, cinsi, varsa standardı ve teknik özelliği (örneğin nervürlü inşaat demiri, B500C, 12 mm, 12 m boy) hem SGS gibi gözetim şirketinin hem de gümrüğün beklediği açıklıktır. Belgeler arasında tutarlılık için ihracat belgeleri rehberi okunmalı.
Fatura, çeki listesi ve konşimento aynı hikayeyi anlatmalı: bir belgede 25,2 ton diğerinde 25,0 ton yazıyorsa akreditif bankası ödemeyi durdurur, gümrük de sorar.
Döviz cinsi, kur ve KDV: muhasebe tarafı
İhracat faturası dövizle düzenlenir ve genellikle USD ya da EUR seçilir; Afrika pazarlarında USD baskındır. Faturada döviz tutarının yanında TL karşılığı ve kullanılan kur da yer alır; kur olarak fiili ihracat tarihindeki Merkez Bankası döviz alış kuru esas alınır ve muhasebe kaydı bu kurla yapılır, fatura tarihi ile fiili ihracat tarihi farklıysa kur farkı ayrıca izlenir. KDV alanında ihracat istisnası seçildiği için vergi hesaplanmaz; yüklenilen KDV'nin iadesi için ise faturanın gümrük beyannamesiyle kapatılmış olması ve fiili ihracatın gerçekleşmiş olması gerekir.
Bir diğer konu ihracat bedelinin yurda getirilmesidir. Mevzuat, ihracat bedelinin belirli bir süre içinde yurda getirilmesini ve bankaya bildirilmesini öngörür; bankalar bu takibi ihracat faturası ve beyanname numarasıyla yapar. Faturadaki alıcı adı ile banka transferindeki gönderici adının tutması bu aşamada önemlidir; Afrika'da alıcı adına üçüncü bir şirketin ya da bir aracı bankanın ödeme yapması sık görülür, bu durumda ödeme belgesine faturanın numarasını yazdırmak eşleştirmeyi kolaylaştırır. Ödeme yöntemleri için akreditif rehberi ve ödeme ve belgeler yazısı ayrıntı verir.
Afrika gümrüğü ve akreditif için faturada bulunması gerekenler
Alıcı ülkenin gümrüğü faturayı kıymet tespiti ve ithalat izniyle eşleştirme için kullanır; bu yüzden bazı ülkeler faturada yurt içi standarttan fazla bilgi ister. Nijerya'da faturadaki tutar, para birimi ve mal tanımı alıcının bankası üzerinden açtığı Form M ile birebir tutmalıdır; SONCAP kapsamındaki ürünlerde ürün sertifikası numarası faturaya ya da ek belgeye işlenir. Frankofon Batı Afrika'da (Senegal, Fildişi Sahili, Mali) sevk öncesi gözetim programı uygulayan ülkelerde faturadaki FOB ve navlun ayrımı gözetim şirketinin raporuyla çapraz kontrol edilir; CFR fiyatı tek satır yazıp navlunu göstermemek raporla uyumsuzluk yaratabilir. Gözetim programları için sevk öncesi denetim yazısına bakın.
Akreditifli işlerde fatura, akreditif metnindeki belge şartlarına harfi harfine uymalıdır: akreditifte yazan mal tanımı faturaya aynen aktarılır, tutar akreditif tutarını aşamaz, akreditif numarası ve düzenleyen banka faturada belirtilir, istenen nüsha sayısı ve imza şartı yerine getirilir. Bankalar faturayı kelime kelime karşılaştırır; malın tanımında akreditifle uyuşmayan tek bir ek kelime bile uygunsuzluk (discrepancy) sayılabilir. Bu nedenle akreditif metnini almadan proformayı kesinleştirmemek ve faturayı akreditif metnine göre hazırlamak en güvenli yoldur.
Mikro ihracat ve e-ticaret faturası farkı
Değeri ve ağırlığı belirli sınırların altında kalan gönderiler için mikro ihracat yolu vardır; bu gönderilerde beyanname yerine elektronik ticaret gümrük beyannamesi (ETGB) kullanılır ve fatura yine e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlenir, ancak gümrük işlemini taşıyıcı firma (kargo şirketi) yapar. Mikro ihracat faturasında da GTİP, döviz cinsi ve teslim şekli bulunur; farkı, gümrük müşaviri gerektirmemesi ve sürecin hızlı olmasıdır. Küçük numune gönderileri ve düşük hacimli ilk siparişler için pratik bir başlangıçtır; ayrıntı mikro ihracat rehberinde ve e-ihracat ile e-ticaret farkı yazısında anlatıldı.
Numune faturası konusu ayrıca dikkat ister. Bedelsiz numune gönderirken bile fatura gerekir; üzerine bedelsiz olduğu ve yalnız gümrük amaçlı kıymet taşıdığı yazılır. Afrika gümrükleri bedelsiz numuneyi de kıymetlendirip vergi isteyebilir; alıcıya numunenin gümrükte vergiye tabi olabileceğini önceden söylemek beklenti farkını kapatır.
Fatura düzeltme: iptal, iade ve fiyat farkı
İhracat faturası gümrük beyannamesine bağlandıktan sonra yurt içi fatura gibi kolayca iptal edilemez. Beyanname kapanmadan fark edilen bir hata için fatura iptal edilip yeniden düzenlenebilir ve beyanname buna göre güncellenir; beyanname kapandıktan sonra ise düzeltme gümrük idaresine başvuru ve beyanname değişikliği gerektirir. Bu yüzden faturayı beyannameden önce iki kez kontrol etmek, sonradan düzeltmekten çok daha ucuzdur. Alıcıya sonradan verilen fiyat indirimi ya da kalite nedeniyle yapılan kısmi iade, ayrı bir belge ve bankaya bildirim ister; ihracat bedelinin eksik gelmesinin gerekçesi bu belgeyle açıklanır.
Malın kısmen ya da tamamen geri gelmesi durumunda geri gelen eşya rejimi uygulanır ve ihracat istisnasıyla iade alınmış KDV'nin durumu yeniden değerlendirilir; bu süreç mali müşavir ve gümrük müşaviriyle birlikte yürütülmelidir. Afrika pazarlarında iade lojistik olarak çoğu zaman anlamsızdır; kalite sorunu çıktığında uygulamada fiyat indirimi ya da bir sonraki sevkiyatta telafi tercih edilir ve bu anlaşma yazılı olarak faturayla ilişkilendirilir.
Yabancı dilde fatura ve alıcının istediği ek bilgiler
e-Fatura Türkçe düzenlenir ama alıcı ülke gümrüğü İngilizce ya da Fransızca fatura ister; uygulamada aynı bilgileri içeren, aynı numaralı bir İngilizce ya da Fransızca ticari fatura nüshası hazırlanır ve gümrük dosyasına bu konur. Frankofon Batı Afrika'da Fransızca fatura ve kolili liste dedouanement sürecini belirgin hızlandırır. Alıcı çoğu zaman ek bilgi ister: ürün başına net ve brüt ağırlık, koli sayısı ve konteyner numarası, ödeme koşulu, banka bilgileri, varsa akreditif numarası ve ithalat izin numarası (Nijerya'da Form M, bazı ülkelerde ön ithalat beyanı).
Bu bilgileri faturaya baştan eklemek, alıcının gümrük müşavirinin fatura üstüne el yazısıyla not düşmesini ve belge tutarsızlığını önler. Fatura başlığında satıcı ve alıcının tam unvanı, adresi ve vergi numaraları; gövdede kalem bazında tanım, GTİP, miktar, birim fiyat, toplam ve para birimi; alt kısımda teslim şekli, menşe ülke, toplam brüt ve net ağırlık, ödeme koşulu ve imza. Bu şablon bir kez kurulduğunda her sevkiyatta aynı düzen kullanılır ve alıcı tarafında tanınır hale gelir.
Sık yapılan hatalar ve fatura kontrol listesi
En sık hata, proforma ile ticari faturanın birbirini tutmamasıdır: aradan geçen sürede fiyat değişmiş, miktar yuvarlanmış, teslim şekli CFR'den FOB'a dönmüştür ve alıcının ithalat izni artık faturayla uyuşmaz. İkinci hata navlunu ayrı göstermeden CFR tek satır yazmak; alıcı ülkede kıymet hesabı ve gözetim raporu bu ayrımı ister. Üçüncü hata ölçü biriminin çeki listesiyle çelişmesi; dördüncüsü alıcı adresinde ülke ya da liman bilgisinin eksik olması; beşincisi GTİP'in altı haneden kısa ya da yanlış yazılması. Bunların her biri ya bankada ya gümrükte günler kaybettirir.
Faturayı göndermeden önce şu soruların hepsine evet diyebilmelisiniz: proforma ile tutarlı mı, GTİP ve ölçü birimi çeki listesiyle aynı mı, teslim şekli ve varsa navlun ile sigorta ayrı gösterilmiş mi, döviz cinsi ve kur yazılmış mı, alıcının unvanı ve adresi ithalat izniyle aynı mı, akreditif varsa metindeki mal tanımı aynen aktarılmış mı, KDV istisna kodu seçilmiş mi, e-Fatura ihracat senaryosunda gümrük alıcısı doğru seçilmiş mi. Bu liste bir kez oturduğunda ihracat faturası rutin bir işleme dönüşür.
Faturayı doğru kesmek, alıcıyla kurulan güvenin kağıt üstündeki karşılığıdır. İlk siparişi belge tarafında pürüzsüz tamamlayan ihracatçı ikinci siparişi çok daha kolay alır. Sonraki adım için ilk ihracat siparişini almak için 90 günlük plan yazısına, alıcı bulmak için de açık alım taleplerine göz atabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
İhracat faturası nasıl kesilir?
e-Fatura mükellefiyseniz ihracat senaryosunu seçip alıcı olarak gümrük sisteminin sanal mükellefini işaretlersiniz; alıcının unvanı ve adresi, GTİP, ölçü birimi, teslim şekli (Incoterm), döviz cinsi ve kur, KDV istisna kodu zorunlu alanlardır. Fatura gümrük beyannamesinden önce hazır olmalı ve proforma ile birebir tutmalıdır.
İhracat faturasında KDV olur mu?
Hayır. Mal ihracatı KDV'den istisnadır; faturada KDV hesaplanmaz ve ilgili istisna kodu seçilir. Yüklenilen KDV'nin iadesi için faturanın gümrük beyannamesiyle kapatılmış ve fiili ihracatın gerçekleşmiş olması gerekir.
İhracat faturasında GTİP kaç haneli yazılmalı?
İlk altı hane uluslararası HS koduyla ortaktır ve faturada en az bu kadar yazılmalıdır; gümrük beyannamesi için Türkiye'nin tam GTİP kodu kullanılır. Yanlış kod alıcı ülkede yanlış vergi ve gümrükte bekleme demektir; emin değilseniz gümrük müşavirinize danışın.
Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki fark nedir?
Proforma, siparişten önce verilen bağlayıcı teklif niteliğinde bir taslaktır; akreditif ve Form M gibi ithalat izinleri çoğunlukla proforma ile açılır. Ticari fatura ise sevkiyatla birlikte düzenlenen asıl belgedir ve miktar, fiyat, teslim şekli açısından proforma ile birebir tutmalıdır.
CFR fiyat verdiğimde navlunu faturada ayrı göstermeli miyim?
Evet, gösterilmesi önerilir. Alıcı ülke gümrüğü kıymeti CIF üzerinden hesaplar ve sevk öncesi gözetim raporu FOB ile navlunu ayrı karşılaştırır. e-Fatura ihracat senaryosunda da navlun ve sigorta tutarları için ayrı alanlar bulunur.